Como preparar a sua empresa para as férias? 4 dicas essenciais

Preparar a sua empresa para o verão e garantir que continua a funcionar mesmo na sua ausência, salvaguardando a boa gestão, é uma máxima que certamente tem em mente. No entanto, desconectar nesta época do ano, depende, em muito, da sua capacidade de deixar tudo em ordem, e assegurar que os processos fluem normalmente, até para que a sua ausência não se faça sentir.

Como tornar isto possível? Se trabalha com as ferramentas de gestão certas, que lhe permitem organizar, controlar e monitorizar todas as tarefas, a boa notícia é que a única coisa com a qual precisa de se preocupar é garantir que não se esquece do protetor em casa.

Precisamos realmente de férias?

O verão é um das épocas mais aguardadas do ano, porque é sinonimo de recarregar baterias. E o assunto “descanso” ganha especial relevância quando o tema “esgotamento profissional”, usualmente conhecido como “burnout” –  descrito pela Organização da Saúde (OMS) como um fenómeno ocupacional que deve ser gerido com sucesso para evitar situações mais críticas que diminuam a produtividade,  se traduzam em stress crónico e resultem numa diminuição do compromisso para com a empresa – está na ordem do dia.

Uma das principais recomendações é reservar tempo para disfrutar de bons momentos em família e com os amigos, e para fazer balanços. O problema é que quanto mais responsabilidades se tem, maior a probabilidade de adiar constantemente a decisão de tirar férias.

Ter chefes esgotados fisica e mentalmente tem um impacto direto na boa gestão das empresas, e o cenário tende a piorar na proporção direta do número de pessoas que têm a seu cargo, ideia que vai precisamente ao encontro de uma das principais conclusões do estudo “Time Off and Vacation Usage”, abordada num artigo da Harvard Business Review: as pessoas que tiram férias são 6,5% mais propensas a obter uma promoção laboral.

Os gestores mais bem-sucedidos são aqueles que encontram o equilíbrio perfeito entre a vida profissional e a pessoal e, no mundo atual, a chave passa por uma boa gestão/planificação, só possível de alcançar com as ferramentas certas. Graças a elas, na eventualidade de não conseguir viver plenamente o conceito de férias, pelo menos usufrui delas da melhor forma que consegue. Mas antes de se por a caminho, tome nota de quatro essenciais que deve acrescentar à sua lista.

#1 Planificar e definir metas claras para o ano inteiro

Parece óbvio, mas nem sempre é. O que não pode ser medido, não pode ser controlado, e isso é a base para alcançar todos os objetivos e da boa gestão. Cada colaborador deve ter indicadores de desempenho definidos (KPI), essenciais para estar alinhado com as estratégias globais da empresa. Através dos dashboards conhecerá os objetivos e os seus prazos. O principal desafio é construí-los de forma clara. Se seguir este caminho, pode facilmente perceber em que ponto se encontra cada departamento ou área e quanto falta para atingir determinada meta.

A consulta dos dashboards é obrigatória antes de ir de férias, já que só assim conseguirá obter uma visão geral da empresa e terá acesso a dados coerentes de forma ágil. Quando voltar, também deve dedicar tempo a inteirar-se do que aconteceu na sua ausência, para uma tomada de decisão rápida e fundamentada. Os dashboards são também uma solução para que consiga fazê-lo de forma rápida e inequívoca.

#2 Automatizar processos e priorizar

Existem ferramentas que permitem gerir o fluxo de trabalho na sua empresa, a fim de garantir que todos sabem exatamente o que fazer e o respetivo deadline.

Pensemos num exemplo prático. O verão chegou e decide finalmente tirar duas semanas para fazer a tal viagem que há muito tinha planeado, mas que se viu forçado a adiar. Escreveu um e-mail detalhado com todas as tarefas pendentes de cada departamento, que enviou para os respetivos responsáveis. Também por escrito, informa-os das reuniões a que terá de faltar, ciente de que, quando regressar, terá de inteira-se das conclusões das mesmas.

Não seria muito mais eficiente ter todos os projectos centralizados num único lugar, agrupados por tarefas e passos, distribuídos por todos os departamentos e colaboradores? Não só é visualmente mais atraente, como significa muito em termos de produtividade, especialmente em épocas do ano mais propícias a ausências, já que toda a informação é programada e automatizada com o máximo rigor.

Já ouviu certamente falar da matriz de Eisenhower. Perceber a diferença entre o que é urgente e o que é importante, ajudá-lo-á a definir prioridades e, consequentemente, a ajustar expectativas. Desta forma, controla todos os projectos e prazos de forma mais rigorosa e garante a sua boa gestão.

#3 Promover a comunicação na sua equipa e delegar funções

Não entre em pânico com a ideia de delegar funções. Quanto mais sólida for a sua equipa, mais tempo terá para se dedicar a funções estratégicas e mais confortável se sentirá na hora de desconectar para gozar as tão merecidas férias. Em muitas empresas, existem pessoas encarregues de substituírem a figura do líder nestas alturas, mas para que essa solução temporária se revele eficaz, é essencial que essas mesmas pessoas tenham do seu lado toda a informação necessária para agir em consonância.
Apesar de caber sempre ao líder a última palavra, toda a equipa deve ser capaz de assumir o controlo, característica das equipas de alta performance, que acabam por desenvolver um tipo de “código” que define funções e competências para além dos perfis individuais. Para alcançar este grau de maturidade e consolidar uma linguagem comum é, contudo, necessário tempo.
De referir que esta autonomia dos colaboradores, que se revela ainda mais crucial na ausência dos líderes, só é possível quando lhes é dado acesso a todas as informações de que necessitam para realizar eficazmente o seu trabalho. Só desta forma lhes é possível autogerir as tarefas que têm em mãos, certificando-se que terminam as prioritárias antes de irem de férias e deixam as menos urgentes para finalizar no seu regresso.

#4 Tirar proveito da tecnologia com moderação

A tecnologia é um excelente aliado para conseguir “trabalhar em movimento”, mas pode revelar-se uma faca de dois gumes se implicar dependência excessiva a ponto de não conseguir desconectar por completo quando está de férias.

Faça um uso racional da tecnologia e verifique as notificações relacionadas com o seu negócio apenas se for algo que exija sua atenção imediata. E se necessário, para que possa controlar o tempo de conexão, defina horas específicas para aceder ao seu calendário ou monitor de trabalho.

Lembre-se de marcar na sua agenda que estará ausente e faça o mesmo nas reuniões, para que todos saibam o motivo pela qual não pode estar presente.

Preparar a sua empresa e salvaguardar a boa gestão para o verão, não é mais do que certificar-se que tem à mão os mecanismos e as ferramentas certas que lhe vão permitir “desligar” sem culpas.

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