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7 dashboards que permitem tomar decisões estratégicas em tempo real

No mundo atual dos negócios, a velocidade é tudo. Por isso, os dashboards são o melhor aliado da sua gestão: para além de acelerar a tomada de decisão, permite a otimização dos recursos.
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Ferramenta visual essencial à gestão de qualquer negócio, os dashboards são exatamente o que precisa para ter uma overview cirúrgica da sua empresa. Preparado para começar a tomar decisões estratégicas, de forma eficaz e em tempo real? As áreas vitais do seu negócio agradecem.

Na Ted Talk “The beauty of data visualization”, David McCandless, jornalista e autor dos bestsellers “Information is beautiful” e “Knowledge is beautiful”, defende que a informação visual  é uma forma de conhecimento comprimido, ou seja, uma forma de exprimir uma quantidade enorme de informação num espaço pequeno.

É precisamente essa a função dos dashboards, que, nesta era de sobrecarga de informação e excesso de dados, ganham particular relevância para os gestores enquanto ferramenta estratégica.

Imagine que em vez de extensos relatórios, compostos por páginas e páginas de informação maçuda, tem à sua frente uma série de gráficos de fácil compreensão que compilam, num único painel, os dados mais relevantes da sua empresa.  Tentador, não?

De acordo com David McCandless, olhar para um dashborad é equivalente à sensação de ligar o GPS quando se está perdido. Confuso? Nós explicamos. Transposta visualmente para o papel/monitor, a informação converte-se num cenário explorável aos olhos, numa espécie de mapa de informação que fornece respostas rápidas e claras.  O sonho de qualquer gestor, portanto.

Uma leitura simples e clara do estado da performance da organização

Sabe qual o verdadeiro estado do seu negócio? Obtém a informação adequada a tempo de tomar decisões? As vendas estão dentro do objetivo anual? Quais os produtos que estão a vender mais?

Um dashboard, quando bem construído – aquando da construção deve ser assegurado que os KPI (indicadores de desempenho estratégicos) têm bem definida a função de monitorizar o desempenho dos processos atuais e a sua evolução face aos objetivos estratégicos da organização –, responde a estas e muitas outras questões de uma forma simples e rápida.

Dependendo da dimensão, a maioria das organizações têm múltiplas unidades de negócio, divisões e departamentos, e conduzi-los com base em indicadores (KPI) concebidos à medida de cada um deles, é meio caminho para difundir num único sistema e em tempo real, a informação necessária que permite tomar a decisão mais correta.

Se, à apresentação dos dados, aliarmos uma leitura simples e clara do estado da performance da organização – função dos dashboards – é muito mais fácil saber qual o melhor caminho a seguir rumo à concretização dos objetivos.

Ainda que cada organização seja única em termos de estratégia, objetivos operacionais, preocupações e aspetos que merecem uma monitorização mais atenta – fatores que influenciam determinantemente o tipo de indicadores utilizados na construção de um dashboard –, de seguida, damos-lhe alguns exemplos de dashboards e respetiva função em áreas chave da empresa.

 

1. Dashboard de gestão

Este tipo de dashboard disponibiliza um conjunto de análises e indicadores – nomeadamente sobre faturação, compras e tesouraria – que permitem ao gestor um olhar mais detalhado sobre os números do negócio, contribuindo para um claro suporte à decisão. Num único local, de forma centralizada, consegue saber rapidamente qual o estado da sua empresa, sem ter de interpretar grandes volumes de dados, e pode agir na hora, a partir de qualquer lugar e dispositivo, em consonância.

2. Dashboard de contabilidade

Num único monitor tem uma visão centralizada sobre a sua empresa nas mais variadas áreas contabilísticas. Pode, por exemplo, visualizar o peso relativo de todas as contas nos gastos da empresa, saber tudo sobre os centros de custos e tirar conclusões sobre a sua distribuição e proveitos, entre muitas outras informações contabilísticas relevantes, sem ter de consultar os dados individualmente.

3. Dashboard de CRM

Agrega, num só local, toda a informação importante para o dia a dia dos comerciais realçando os pontos fortes das suas equipas de vendas e os aspetos a melhorar. Tenha as visitas dos seus comerciais sempre controladas, compare as vendas feitas por cada comercial em cada ano, esteja sempre a par da evolução das suas vendas e/ou conheça a real eficácia das suas campanhas através de gráficos visualmente apelativos. Tomar decisões vai ser muito mais fácil.

4. Dashboard de Recursos Humanos

Uma visão completa sobre os colaboradores da sua empresa – distribuição, vencimentos, absentismo, faixa etária, entre outros –, que através de outro tipo de análises seria difícil de obter. Sendo a gestão do capital humano cada vez mais um fator diferenciador nas organizações, este dashboard é particularmente importante, pelo facto de fornecer métricas e indicadores que permitem ajudar a compreender melhor o que se passa na sua organização em termos de recursos humanos – desde a vertente da formação, passando pelo recrutamento, até aos colaboradores efetivos.

5. Dashboard de equipas e projetos

Saber o estado dos projetos da sua empresa de forma rápida é imprescindível para otimizar o tempo dos seus colaboradores e aproveitar cada segundo de forma produtiva, sobretudo quando há uma projetos ativos por longos períodos. Graças ao dashboard de equipas e projetos é possível obter uma visão abrangente dos registos que são sistematicamente lançados pelo sistema, possibilitando aos colaboradores terem uma noção clara das tarefas a executar em cada momento.

6. Dashboard de suporte técnico

Com o poder crescente conferido pela tecnologia ao cliente, é imperativo rodear-se das ferramentas que lhe permitam ganhar tempo e aumentar a eficácia do serviço que presta aos seus. Com um dashboard de suporte técnico, pode analisar equipamentos, pedidos de assistência técnica, intervenções ou chamadas telefónicas com o detalhe e a rapidez necessários para agilizar as operações de suporte e, desta forma, oferecer aos seus clientes um serviço de excelência.

7. Dashboard de frota

Num único monitor, tem acesso a uma série de variações que permitem analisar os gastos do seu parque automóvel. Com um dashboard de frota pode, de forma rápida e intuitiva,  fazer coisas tão simples e pertinentes como analisar os custos por viatura durante o ano e comparar os resultados com o ano anterior; monitorizar as manutenções e perceber, por tipo de manutenção, em que áreas o seu parque está a implicar mais ou menos custos para a empresa; e/ou conhecer quais os custos totais e por quilómetros das viaturas, os quilómetros médios das mesmas, as validades dos seguros, assim como os acessórios associados a cada viatura.

Numa altura em que tudo acontece ao segundo, já não é permitido aos negócios seguirem a cadência tradicional, baseada em relatórios. Informação fácil de compreender e pronta a usar é a chave, pelo que está na hora de se fazer valer dos dashboards na sua empresa.

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