Guia prático: torne a sua empresa mais produtiva nos meses de férias

Vários estudos indicam que os níveis de produtividade durante os meses de calor caem em média 20% – facto que também é uma tendência mundial – enquanto que os projetos demoram 13% mais tempo até serem concluídos. Motivo? O calor: a temperatura afeta o nosso corpo e o nosso humor.

Num artigo recente do jornal Expansão, José Rodrigues, especialista em Human Resources & Entrepreneur, afirma que “este é um período muito importante para qualquer organização, uma vez que nestes próximos quatro meses (entre Junho e Setembro), as equipas ficam reduzidas e isso carece de um planeamento ajustado a cada uma delas”.

Contas feitas, a perda de produtividade nesta altura do ano é uma preocupação dos gestores e o reforço do trabalho remoto agrava ainda mais esta questão.

No entanto, há táticas que podem minimizar as suas consequências e, por isso, disponibilizamos um guia prático que irá garantir que durante o verão, nada mudará:

1. Automatizar procedimentos, incluindo o planeamento das férias

Automatizar, automatizar e automatizar: a automatização tem de estar presente desde as ações mais simples às mais complexas. Só assim consegue garantir que todos os procedimentos internos e projetos em desenvolvimento não sofram imprevistos que possam, mais tarde, virem a ser lamentados. Vejamos alguns exemplos:

• Otimize o planeamento de férias: Apoie a gestão das férias em ferramentas que permitam aos seus colaboradores saber exatamente quais os seus dias de férias e de todos os seus colegas através de uma agenda comum. Desta forma, é possível reduzir as tarefas administrativas dos líderes (que só terão que aprovar ou rejeitar férias) e aumentar o grau de envolvimento de cada trabalhador. Para além disso, pode ainda configurar alertas automáticos no sistema para inserir férias simultaneamente. Assim, serão detetadas incompatibilidades nas férias, evitando surpresas desagradáveis na produtividade da empresa durante o verão.
• Planear e estabelecer objetivos claros para todo o ano:O que não pode ser medido, não pode ser controlado: esta é a base para atingir todos os objetivos anuais. Cada um dos seus colaboradores deve ter indicadores de desempenho corretos – também conhecidos como KPIs – e alinhados às estratégias gerais da empresa. Os dashboards permitirão saber quais são os objetivos e os respetivos prazos. O principal desafio é que sejam https://phcsoftware.co.ao/business-at-speed/kpi-dashboards-avaliar-desempenho/definidos com clareza. Ao concluir esta etapa, poderá ver facilmente onde se encontra cada departamento ou área, e quanto tempo levará para atingir determinada meta; poderá ainda determinar quais áreas, tarefas ou projetos que exigem atenção permanente antes do período de férias.
• Configurar workflows: A melhor maneira de garantir que os processos continuam em execução sem problemas é configurar workflows com a sequência de ações planeadas. Assim, cada colaborador recebe um aviso automático do que fazer e em que data. E o melhor de tudo, caso não consiga cumpri-lo (por estar de férias, por exemplo), o sistema notifica imediatamente outro responsável para a tarefa.
• Gestão de tarefas: Apoie na gestão de tarefas através de ferramentas que permitam aos colaboradores consultar o estado de execução de cada tarefa, gerir prioridades e comunicar com os colegas envolvidos no projeto. Nesse sentido, mesmo que o foco humano desapareça, o software continua a acompanhar o que é prioritário e o que falta fazer.

2. Dar prioridade às tarefas “eternamente” adiadas

Com menos fluxo de projetos urgentes, a agenda de verão permite dar atenção às tarefas menos importantes que são constantemente adiadas e deixadas em segundo plano ao longo do ano. Esta descrição é-lhe familiar?

• Despachar pendentes: Concentre-se neste tipo de tarefa e aproveite o verão para despachar o que está pendente. Ou, em alternativa, comece a adiar tarefas essenciais para o ciclo pós-verão. Desta forma, pode neutralizar a desmotivação dos colaboradores com menos fluxo de trabalho e manter a sua empresa produtiva. Através de um software de gestão de equipas, é possível ter um maior controlo das tarefas pendentes e redefinir facilmente os níveis de prioridade. Assim, todos os colaboradores sabem, a qualquer momento, quais as tarefas mais importantes durante este período.
• Tempo de formação: Muitas empresas aproveitam a temporada de verão para dar formação aos seus colaboradores, levando em consideração as necessidades anteriormente levantadas. São muitas as vantagens associadas, se pensarmos que temos mais tempo disponível e que não enfrentamos o mesmo nível de stress no trabalho. Podem ser oferecidos cursos online ou realizar palestras na empresa. Muitas instituições oferecem promoções especiais com descontos atrativos durante os meses de verão. São também excelentes alternativas as formações relacionadas com soft skills, gestão de crise, planeamento e gestão de tempo, para além de outras técnicas relacionadas com outras áreas mais específicas.

3. Torne-se o mais flexível possível

Cada empresa responde à sua própria cultura organizacional. No entanto, existem sugestões que podem ser mais indicadas:

• Horário de trabalho: É cada vez mais frequente a aplicação de dias especiais de verão, com o objetivo de compatibilizar o calor com o horário de trabalho. Algumas empresas permitem que os seus colaboradores trabalhem horas extra vários dias da semana para que consigam sair um pouco mais cedo às sextas-feiras, por exemplo.
• Mindfulness: É comum as empresas promoverem a prática de mindfulness entre os seus colaboradores de forma a aumentar a concentração, diminuir os efeitos associados ao stress e promover a produtividade. Estudos recentes provam que tem um enorme poder de reduzir a ansiedade. Durante o verão, estimula a proximidade e estabilidade emocional, minimizando os sinais de fadiga.
• Roupa descontraída e confortável: Se a ideia é conciliar o verão com o mundo do trabalho, também deve haver um equilíbrio com o dress code. Então, pode promover entre os seus colaboradores a utilização de roupas que se adaptem melhor ao calor, para conseguir criar um ambiente que incentive uma atitude mais positiva perante o trabalho.

Quando falamos em preparar a sua empresa para o verão, referimo-nos a dashboards gerais e individuais, processos automatizados, delegação de funções, controlo rigoroso de projetos e eventuais medidas de bem-estar para os colaboradores.

Não é uma utopia, mas sim uma realidade transversal a todas as empresas de sucesso e produtivas, capazes de garantir o descanso dos colaboradores sem ameaçar a sua produtividade.

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